Beste collega’s,

Vanaf 20 april werken we volgens het vernieuwde aanmeld- en plaatsingsproces binnen gehandicaptenzorg en jeugdzorg. Ter voorbereiding start de afdeling klantadvies op 17 april al met het nieuwe CRM-systeem, waarin we aanmeld- en cliëntgegevens centraal vastleggen. Samen zorgen proces en systeem voor een sneller en completer beeld van de ondersteuningsvraag, zodat we beter kunnen bepalen welk zorgprogramma en welke locatie het best past.

Wat betekent dit?
Met de komst van het nieuwe proces verandert de manier waarop we aanmeldingen beoordelen en plaatsen. De werkwijze wordt eenduidiger, beter onderbouwd en sluit aan bij zorgprogrammering.

Wat verandert er?

• Eén uniforme werkwijze voor gehandicaptenzorg en jeugdzorg.
• Duidelijkere rolverdeling tussen klantadviseur, gedragskundige, regieverpleegkundige en manager.
• Plaatsing op basis van doelgroep en secundaire locatiekenmerken.
• Matching met behulp van het CRM-systeem tussen cliëntprofielen en locatieprofielen.
• Structurele beeldvorming door gedragskundigen op doelgroep en locatieprofiel van aangemelde cliënten.

Rollen in het vernieuwde proces
In het vernieuwde aanmeld- en plaatsingsproces hebben de klantadviseur, gedragskundige, regieverpleegkundige en manager ieder een duidelijke rol. Hieronder de hoofdlijnen. De volledige taak- en rolbeschrijvingen staan in i-Kaaa in de procesbeschrijving.

Klantadviseur
De klantadviseur blijft procesregisseur en is verantwoordelijk voor:

• het verzamelen en compleet maken van cliëntinformatie;
• de eerste toets op of de ondersteuningsvraag past binnen Alliade;
• afstemming met gedragskundigen;
• coördinatie van matching en plaatsing binnen het juiste zorgprogramma;
• communicatie met managers, teams en aanmelders.

Gedragskundigen
Er zijn twee rollen:

Gedragskundigen in het centrale aanmeldproces. Zij:

• beoordelen nieuwe aanmeldingen inhoudelijk;
• bepalen welk zorgprogramma en welke locatie het best aansluit;
• voeren samen met de klantadviseur intakegesprekken;
• beoordelen in het plaatsingsoverleg de meest passende locatiematch;
• bewaken de inhoudelijke kwaliteit van het proces.

Gedragskundigen die al betrokken zijn bij cliënten in zorg. Zij:

• leveren inhoudelijke input over ondersteuningsbehoefte, risico’s en randvoorwaarden;
• vullen bij interne aanmeldingen de AAIDD-vragenlijst in;
• toetsen wat nodig is voor een  verantwoorde en passende plaatsing.

Regieverpleegkundige
De regieverpleegkundige wordt in het centrale proces betrokken wanneer er vragen zijn over de medische of verpleegkundige component van de ondersteuningsbehoefte. Zij beoordelen daarnaast mede wat er nodig is om een plaatsing op een locatie veilig en verantwoord uit te voeren.

Manager
De manager heeft een cruciale rol bij het realiseren van het plaatsingsbesluit. Waar de gedragskundige en klantadviseur de inhoudelijke beoordeling doen, brengt de manager in beeld wat nodig is om de plaatsing veilig, verantwoord en uitvoerbaar te organiseren richting de opnamedatum. Daarbij beoordeelt de manager de operationele haalbaarheid, zoals teamdraagkracht, beschikbare expertise, veiligheid, randvoorwaarden en het rooster, en geeft inzicht in wat georganiseerd of geregeld moet worden om de plaatsing mogelijk te maken.

Wanneer aanvullende afstemming nodig is, wordt dit tijdig besproken of – indien nodig – opgeschaald. In uitzonderlijke situaties kan de manager gemotiveerd bezwaar maken tegen de plaatsing. Dit kan om vijf vastgestelde redenen en volgens de procedure zoals beschreven in de procesbeschrijving.

Instructie
Om iedereen goed te ondersteunen in het vernieuwde proces, ontvangen verschillende groepen instructie. De klantadviseurs zijn in april getraind in het gebruik van het CRM-systeem. Gedragskundigen kunnen al in het systeem werken; voor hen volgt binnenkort aanvullende CRM-instructie. De vakgroepen gedragskundigen, regieverpleegkundigen en de MT’s van alle regio’s hebben grotendeels al een toelichting gekregen op het vernieuwde aanmeld- en plaatsingsproces en wat dit voor hun rol betekent. Voor de groepen waar deze toelichting nog niet heeft plaatsgevonden, volgt dit in de komende periode.

Vragen
Mocht je vragen hebben over het nieuwe proces of het CRM-systeem, neem dan gerust contact op met de werkgroep zorgprogrammering via zorgprogrammering@alliade.nl of Ilja Westerhof, manager klantadvies. 

Met vriendelijke groet,
Werkgroep zorgprogrammering en werkgroep CRM